2020年初,總部位於西雅圖的近 200 人的工程公司Magnusson Klemencic Associates 的領導人看到 COVID-19 大流行的迫在眉睫時,他們計畫在 3 月 17 日進行在家辦公的試驗。但到 3 月 16 日,他們才意識到目前情況似乎需要更多的準備。雖然該公司的已為 3 月 17 這一天的在家辦公準備好IT支援系統,但事實證明,大多數員工一直到了 7 月才陸續辦公室。而直到10月,公司全部的人才回到原來在辦公室上班的狀態。
這只是在這動盪年代,包括工程公司在內的所有企業,所面臨的一個員工在”在家上班”與”回到公司上班”間斷斷續續的一個案例。工程公司需要創建強大的數位系統以在這些挑戰中保持生產力並保持士氣,同時讓員工在涉及家庭和生活需求時保持靈活性。
土木工程雜誌與包括 MKA、 Thornton Tomasetti、Bechtel、WSP USA和Arup在內的歷史悠久、有極高市場聲譽的公司進行了談話或書面對答,討論了員工和管理人員為讓遠端工作更順利所做的調整以及工程公司讓員工在家工作時所面臨的最大挑戰。
強大的數位系統架構
我們採訪的所有公司都必須在 2020 年的全部或部分時間裡將員工送回家辦公,同時保持生產力和士氣。主要挑戰之一是技術。MKA原本就有很多員工在外辦公,它已經擁有強大的虛擬專用網絡系統(VPN),但它從來沒有讓近 200 名員工同時使用這個系統。由於不是每個人都有公司的筆記型電腦,因此最大的挑戰之一是讓員工能透過個人電腦遠端工作。更大的挑戰是壓力測試和增加MKA VPN的規模,在當時那個時間點,嘗試同時訪問它的人從未超過 150 人。
Arup 美洲地區首席運營官、LEED AP 的P.E. Leo Argiris說“我們的數位技術團隊做了出色的工作為我們所有的成員在這個新的工作環境中取得成功。”(Arup 總部位於倫敦,但在美國設有 11 個辦事處和 1,000 多名員工)。Argiris 說“部屬工作包含建立遠端工作站並為正在適應新平台的個人提供各種支持,幫助他們建立舒適的家庭辦公室。”
Thornton Tomasetti 的聯合首席執行官、PE、LEED AP 的Michael Squarzini表示,他們公司位於紐約市的總部,在大流行之前已經幸運地升級了其 IT 網路能力。Squarzini 說,該公司在近 50 個辦公室擁有 1,300 名員工,升級“讓幾乎所有員工都可以在任何地方重現他們的辦公室經驗”。“我們迅速將所有仍需要桌上型電腦的員工轉換為筆記型電腦。我們最近還安裝了線上會議軟體,這大大地增強了我們進行虛擬會議的能力。”
總部位於維吉尼亞州雷斯頓的 Bechtel 在全球擁有約 34,000 名員工,為員工提供遠端設備和安全的遠端訪問。Bechtel 企業工程和技術經理、PE 的 Brian Hartman 說“我們的(信息系統和技術)團隊幫助同事順利地採用新的協作工具”他補充說“我們認為確保遠程工作人員也能擁有公平與平等的體驗至關重要。”其中的一項作為是讓會議室的設計能同時支援面對面與繪者和虛擬與會者。“此外,數位白板等工具的使用,讓所有成員都能參與討論,大大增強這些混合協作的效能。這些小而重要的技術調整,將在這種新的工作環境中實現真正的生產力,”Hartman 說。
對於在全美 200 多個辦事處擁有 12,000 多名員工的WSP USA而言,“現有的遠程辦公政策和之前對技術和軟體的投資使這種工作方式成為了可能,這在一定程度上緩解了讓每個人都能在家工作的挑戰。例如虛擬專用網絡、Microsoft Teams、Skype 和 Zoom,”WSP 美國首席運營官 Richard Driggs 說。“在大流行之前建立數位基礎設施在過渡期間肯定會有所幫助。”
保持士氣
員工需要時間來適應遠端工作。“隨著人們對這種工作安排越來越滿意,我們看到了虛擬協作帶來的正向成果,”Driggs 說。“然而,即使使用最好的虛擬工具,我們也看到人們需要更加有意識地了解他們如何協同工作。人們過去常常只是走到隊友的辦公桌前,現在他們需要更有條理地進行協作。”
Arup 的 Argiris 指出,該公司提供了一項員工援助計畫,以幫助在大流行期間照顧員工的心理健康。
MKA嘗試了各種策略來保持每個人的聯繫。一些團隊安排了與工作無關的對話——基本上是閒聊。Andy Fry,PE,SE, LEED AP,首席運營官 ,養成了在早上第一件事就是在一個小時左右的時間裡給 15 位同事打電話的習慣。“你的日曆中並不總是設有一個 15 分鐘的 Zoom的位置,”他說。“我們只是養成了每天快速確定對方狀態的習慣。”
Fry 補充道:“在 MKA,我們真的相信工程是一項團隊的工作。讓每個人都在家中完成自己的任務可以完成任務,但這並不會帶來出色的結果。”
孩子和汽車
公司需要討論的兩個具體挑戰是兒童照顧和交通。
桑頓·托馬塞蒂 (Thornton Tomasetti) 的 Squarzini 說:“在大流行期間,對幼兒父母的需求……呈指數級增長。隨著學校關閉,我們看到許多帶著幼兒的員工在努力平衡家庭需求和工作責任時筋疲力盡。”
Fry回應了這種觀點,並指出隨著工作人員在去年夏天開始重返工作崗位,由於學校或托兒所放假或是時開時關。該公司制定了兒童照顧計畫,讓員工在辦公室時間和工作時間方面非常靈活。現在是11月中旬,Fry說,托兒的挑戰已經減輕,“但仍然缺乏日托選擇,而且孩子們有類似 COVID 的症狀時也必須在家休養。”
Fry還提到了另一個問題:他說,回到西雅圖市中心工作的員工不得不面臨大大減少的公共交通選擇。該公司提供了每天 10 美元的停車津貼,以幫助員工管理開車通勤的新成本。該公司鼓勵員工探索他們的交通選擇,包括在白天通勤,或者如果他們對傳統的交通通勤的任何部分感覺不安全,就搭Uber。該公司正試圖在支持員工和促進永續交通之間取得平衡。“我們試圖對我們的團隊充滿同理情心,但也盡量不說出,‘我不在乎它的成本;每個人都開車和停車。'這種宣告”
Squarzini 指出了在桑頓的城市辦公室通勤的另一個挑戰。他說:“我們每天都在通勤上度過了幾個小時,在家辦公讓我們取回了這幾個小時,改善了工作與生活的平衡。” “我們如何將在家辦公的優點與在辦公室共事的價值相提並論?我們正在改善這件事。”
隱藏的好處
儘管如此,疫情還是有正向的部分——員工在使用電信和會議軟體方面獲得了更多的熟練度。“我們已經看到了巨大的好處,尤其是能夠以虛擬方式舉辦大型會議,”Arup 的 Argiris 說。“在大流行之前,任何大型會議、研討會或論壇都需要將人們聚集在一起,但現在可以成功舉辦更大規模的活動,同時保持與參與者的直接溝通,而不受地域限制。”
儘管如此,Squarzini 說,通過遠程工作造成的孤立會“使人們與公司的文化、工作中的朋友以及在一起的樂趣脫節。我們知道,我們需要盡可能地用在一起來取代這種孤立。對我來說,這就是把人們拉回辦公室——以其他方式把人們推回辦公室是沒有效果的。”
Fry說,遠端工作“確實讓我們看到了成功完成任務和真正成為團隊成員之間的區別。” 他補充說,這種流行病有助於提醒人們與一個高度溝通和協作的團隊在一起的快樂,Fry說。“當它被拿走時,很多人意識到了它的價值。”
2021.11.18 ASCE Civil Engineering Source